Como aumentar a produtividade no home office

O home office chegou de imediato, e chegou para ficar. Na medida em que as semanas de pandemia passam, empresas e funcionários se adaptam cada vez mais à rotina do trabalho em casa. E é importante se ajustar a essa nova realidade. Criar rotinas e instalar uma estação de trabalho confortável e bem equipada é fundamental para facilitar o sucesso profissional.

Estudo conduzido pela Fundação Getulio Vargas mostra que o home office no Brasil terá um salto de 30% após a pandemia. 

Já a pesquisa Remote Work from Home Cybersecurity Report, realizada pela Cybersecurity Insiders, aponta que, depois da crise da Covid-19, 84% das companhias americanas pretendem ampliar a capacidade de trabalho em home office.

"O trabalho em casa vai se manter, de forma híbrida, mesclando momentos presenciais com uma parte significativa da rotina acontecendo a partir do home office”, afirma o consultor Thiago Coutinho, CEO da Voitto Escola de Gestão. 

Para garantir a produtividade no próprio lar, o especialista aponta três desafios que precisam ser superados. "O primeiro é manter o foco, conciliar o trabalho com os hábitos e as rotinas da casa”, afirma.

O segundo desafio é evitar a sobrecarga, estabelecer um dia-a-dia, com horários para começar e terminar o dia de trabalho, e deixar isso claro para as demais pessoas que vivem na mesma casa. 

O terceiro é garantir que as rotinas profissionais e pessoais estejam integradas às demandas da equipa. "É preciso que todos sigam práticas e protocolos comuns para que o trabalho siga um fluxo”, recomenda Coutinho.

Entretanto, é preciso ter em mente que a rotina de trabalho a distância na quarentena tem peculiaridades bem diferentes do home office tradicional. Isso porque o cenário actual exige que os profissionais ajustem suas rotinas de trabalho com vários desafios, que incluem desde questões emocionais – por conta das incertezas com relação ao futuro causadas pela Covid-19 – até a falta de recursos adequados (internet de alta velocidade, cadeira ergonômica, ambiente silencioso).

A consultora Ell Branco lembra que, durante o período de isolamento social, as pessoas estão submetidas a novas demandas, que envolvem, no mesmo espaço físico, tarefas domésticas, familiares e profissionais. "Sem organização, as pessoas podem perder o equilíbrio”, diz ela. "Para dar conta de tudo, seguindo a importância e a urgência de cada tarefa, é muito útil fazer lista, determinar o que deve ser realizado primeiro, o que pode ficar para depois e o que pode ser delegado para outras pessoas.” Ela afirma que garantir um tempo para si em algum momento do dia ajuda a manter a saúde.

Diego Puerta, vice-presidente para consumidor final e pequenas empresas da Dell Technologies Brasil, reforça a importância de os líderes actuarem ainda mais próximos das suas equipas durante esse momento de pandemia global. "Mais do que nunca, a gestão adequada de pessoas tende a ser decisiva para garantir bons resultados. Os gestores precisam entender as demandas e ajustar a rotina de trabalho e processos a essa nova realidade. Além disso, ao estabelecerem um fluxo de comunicação constante, as pessoas se sentirão parte do todo e corresponsáveis pelos resultados, o que é essencial para se manter motivadas e produtivas”, completa.

Coutinho recomenda que, para garantir produtividade com qualidade de vida, é fundamental criar uma estação de trabalho. "O ambiente precisa ser bem iluminado, organizado, confortável, livre de distrações. E é fundamental investir na infraestrutura, seja de conectividade de internet, seja de equipamentos, como notebooks com um mínimo de qualidade e fones de ouvido apropriados.”

Ferramentas adequadas

Para que os colaboradores mantenham sua produtividade, é importante ainda reavaliar toda a infraestrutura de trabalho – equipamentos (notebooks, teclados, mouses, fones de ouvido, monitores, etc.), ferramentas, dados e aplicações disponíveis – para garantir a melhor experiência possível dentro do modo de trabalho remoto.

"Os times de TI devem analisar as reais necessidades de seus profissionais e suas condições de trabalho nesse momento para oferecer os recursos primordiais para cada um. A segunda tela, por exemplo, pode aumentar em até 18% a produtividade dos colaboradores, por isso entendemos que é muito importante manter esses recursos mesmo no ambiente de home office”, afirma Diego Puerta.

"Além da atenção com a infra-estrutura do trabalho, um dos grandes desafios para as empresas é como garantir toda essa produtividade dos colaboradores, que precisam ter acesso remoto a dados e arquivos da companhia, mas sem aumentar riscos. Para isso, é fundamental a definição clara dos perfis de profissionais e a adequação das políticas de segurança, conectando pessoas, processos e tecnologias”, afirma Diego Puerta.

Ele destaca uma dica essencial para as organizações: reavaliar a segurança como um todo, da infra-estrutura às aplicações. "Torna-se necessário certificar que as políticas estão realmente assegurando a protecção e a disponibilidade dos dados e recursos de TI nesse novo cenário. O que inclui a gestão de senhas e regras para classificação de dados”, explica.

Para manter a conectividade de forma segura, os equipamentos precisam de anti-vírus actualizados e activados para evitar qualquer ataque cibernético. Além disso, é muito importante que os colaboradores tenham acesso a ambientes de VPN protegidos, para garantir que o acesso e o compartilhamento de arquivos confidenciais e conteúdos estratégicos da companhia trafeguem em segurança. Por fim, é preciso pensar que, no futuro, pode-se precisar transportar todos esses equipamentos, o que requer alguns cuidados. O uso de mochilas ou capas adequadas pode garantir não somente a segurança dos hardwares, mas também o conforto dos usuários.

Empresa pioneira

Com mais de 20 anos no Brasil, a Dell Technologies foi uma das primeiras empresas no país a adoptar políticas estruturadas de home office para seus funcionários, ao implementar, em 2011, o programa Connected Workplace (ambiente de trabalho conectado), que tem o objectivo de oferecer opções flexíveis para seus colaboradores. Hoje, cerca de 65% da força de trabalho da companhia é elegível ao programa, com algum tipo de flexibilidade de horário e de local.

Além disso, nesse momento de pandemia, a Dell Technologies transferiu 3 mil colaboradores de todos os sites do Brasil para o modelo de trabalho remoto em apenas 2,5 dias, com políticas que incluem boas práticas e ferramentas de colaboração e produtividade para garantir que os profissionais continuem a  trabalhar a partir de casa. Foram fornecidos notebooks e periféricos – monitor, headset, teclado e mouse — e reembolso de alimentação e internet para cada colaborador. Os funcionários também receberam formação em sessões virtuais e os benefícios de um programa de assistência psicológica, jurídica e financeira aos colaboradores e seus dependentes.

Dell Expert Network

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